Come inviare un comunicato stampa e come mandarlo via e-mail

Una volta individuata la notizia e scritto il testo è importare sapere come inviare un comunicato stampa sennò non arriverà mai alla sua destinazione finale e avrà pochissime probabilità di pubblicazione. Per garantire una buona comunicazione e la massima diffusione di una notizia bisogna affidarsi a servizi professionali che si occupano di invio di comunicati stampa. La prima regole è evitare lo spam e gli invii multipli che non portano ad alcun risultato in termini di visibilità. In questo articolo vedremo le tecniche più efficaci di diffusione di una notizia e come inviare un comunicato stampa.

Come inviare un comunicato stampa: cosa sapere?

Un comunicato stampa è un documento ufficiale che un’azienda, un ente o un professionista scrive con l’intento di diffondere una notizia. Sapere come inviarlo e a chi è fondamentale per fare in modo che una notizia venga pubblicata ad ottenga la massima visibilità. Il primo consiglio che possiamo darti è curare la propria lista di contatti, evitando di inviare un comunicato a giornalisti, blogger o redattori che non si occupano dell’argomento trattato, non avranno alcun interesse per la tua notizia e non la prenderanno in considerazione. Alcune volte può essere utile, prima di inviare il comunicato stampa vero e proprio, inviare un’e-mail al giornalista cercando di instaurare una relazione, comunicare una conversazione e se bene disposto proporgli l’invio del proprio comunicato ai fini di una pubblicazione per il quotidiano, rivista o sito per il quale scrive. Il secondo consiglio fondamentale è scrivere un comunicato stampa seguendo delle regole, i giornalisti sono professionisti della scrittura e riconoscono il valore di un testo senza errori ortografici e bene strutturato e sicuramente gli dedicheranno più attenzione.

Come mandare un comunicato stampa via e-mail?

Abbiamo già risposto in un nostro articolo ad una delle domande che ci fate di più: a chi inviare un comunicato stampa? Oggi cercheremo di rispondere ad un’altra domanda fondamentale: come inviare un comunicato stampa? Lo strumento più utilizzato per la diffusione di un comunicato stampa è l’e-mail. Tuttavia, non basta avere un e-mail personale o aziendale e inoltrare il comunicato da quell’indirizzo per diffonderlo nel migliore dei modi. Per inviare un comunicato stampa serve uno strumento professionale di invio multiplo di e-mail. Una normale casella di posta elettronica permette di inviare soltanto circa 200 messaggi al giorno, troppo pochi se si punta ad una diffusione capillare del proprio comunicato stampa. Inoltre, molto spesso gli invii multipli da un’e-mail privata vengono considerati come spam e vengono recapitati direttamente nella casella di posta indesiderata con pochissime probabilità che il destinatario le legga.

Detto questo, come inviare un comunicato stampa? Bisogna affidarsi ad un servizio professionale, ad un ufficio stampa che utilizza dei tool che permettono l’invio multiplo di e-mail e attraverso server certificati antispam. Un software professionale permette l’invio di e-mail ad un numero illimitato di contatti e permette di verificare che i messaggi non finiscano nella casella di posta indesiderata e vengano considerati spam. Ad esempio, Notiziabile.it sfrutta uno strumento professionale che permette di inviare un comunicato stampa attingendo da un database di oltre 60mila contatti certificati pur non inviando ogni singolo comunicato ad ogni contatto, non servirebbe a nulla. Prima di ogni invio viene effettuata un’analisi del contenuto e dell’ambito della notizia e una volta individuato l’argomento principale, viene inoltrato solo a chi potrebbe essere interessato a leggerlo e a scriverci un articolo. Potremmo definirlo un database di contati in target, perfetto per garantire la massima diffusone di una notizia nei canali di comunicazione giusti. La forza del nostro ufficio stampa online sta principalmente nel suo database di contati e per crearne uno contenente solo contatti certificati ci vogliono anni e un periodico aggiornamento che il team di Notiziabile.it si impegna ad eseguire. Per raggiungere i tuoi obiettivi di comunicazione non puoi fare tutto da solo, affidati ad un servizio professionale e specializzato.

Comunicato stampa nel corpo del testo o come allegato?

Quando si invia un comunicato stampa ci si chiede se sia meglio allegarlo all’email o metterlo direttamente nel corpo del testo. La pratica migliore, a nostro parere, è la seconda. In questo modo il destinarlo dell’e-mail può vedere immediatamente di cosa si tratta e iniziare a leggere il comunicato. Se si tratta di un comunicato stampa che contiene un’intervista o delle dichiarazioni, il giornalista può direttamente copiare ed incollare nel suo articolo parte del testo senza dovere scaricare nessun file. Inoltre, risulta la soluzione migliore anche perché, oggi, molti giornalisti ricevono le e-mail su smartphone e non è sempre agevole scaricare degli allegati in formato PDF dal telefono.
Tuttavia se si vuole personalizzare il proprio messaggio e cercare di creare un contatto più diretto on il giornalista o blogger che riceve un comunicato, basterà inserire un breve messaggio all’inizio. Ricorda che alla fine bisogna sempre inserire il link per il download delle immagini da allegate al comunicato stampa e i contatti dell’autore. Inviare comunicati stampa con email gratuite o aziendali costituisce un problema perché vengono inviati da server non certificati anti spam quindi il tuo comunicato potrebbe finire tra i "messaggi pubblicitari non richiesti". Per questo è sempre meglio affidarsi ad un servizio di delivery di comunicati stampa professionale come Notiziabile.it, che utilizza uno di questi tool e che ha già un database targhettizzato.