Smart Working: cos'è, come funziona e fino a quando sarà obbligatorio

Lo Smart Working è la modalità di lavoro scelta da moltissime aziende e uffici in questo periodo di emergenza sanitaria a causa della diffusione del Coronavirus. Tutti oggi parlano di lavoro agile o lavoro da casa e si sta diffondendo sempre più rapidamente perché ha permesso, grazie all’aiuto della tecnologia e degli strumenti web, a moltissime attività di rimanere aperte e continuare ad offrire i propri servizi ai clienti. Scopriamo insieme cos’è lo Smart Working, come funziona, cosa serve e quali sono le normative che lo hanno reso obbligatorio.

Smart working: cos’è e cosa significa?

Con Smart Working, letteralmente lavoro agile, si indica una modalità di lavoro senza precisi vincoli di orario o di luogo. In Italia questa modalità lavorativa è regolamentata dalla Legge del 22 maggio 2017, n.81, un provvedimento di 26 articoli che da un lato tutelano i lavoratori autonomi e dall’altro disciplinano nuove modalità flessibili di esecuzione delle prestazioni lavorative, cioè il lavoro agile. Chiariamo subito una cosa: chi già lavorava da casa, cioè da freelance, non sta facendo Smart Working.

Si parla di Smart Working nel caso in cui una azienda o un ufficio permetta ai proprio dipendenti di lavorare anche da remoto o, come nel periodo attuale, non c’è la possibilità di raggiungere a propria sede lavorativa. Il lavoro dei freelance è meglio definirlo Home Working o Remote Working. Per capire questo concetto meglio, possiamo dire che lo nell’ottica dello Smart Working è come se si lavorasse in un ufficio senza confini ma con le stesse mansioni e responsabilità che si hanno dentro le quattro mura del proprio posto di lavoro e rispettando le stesse gerarchie, mentre per i freelance il lavoro da casa è sempre stato così e viene gestito in totale autonomia.

Come funziona lo Smart Working?

Anche se non è facile, abbiamo cercato di chiarire cosa sia lo Smart Working ora vediamo come funziona analizzandone le caratteristiche principali. Un primo aspetto fondamentale da considerare è quello che non tutti i lavori sono adatti allo svolgimento da remoto, tuttavia negli anni le tecnologie che lo permettono si sono sviluppate e sempre più mansioni possono essere svolte solo un computer con una buona connessione internet. Lo Smart Working necessita di tecnologie collaborative adatte allo svolgimento del lavoro e che permettano una comunicazione rapida con i colleghi. Questa modalità di lavoro pone al centro il singolo lavoratore, la persona, che giornalmente può fissare degli obiettivi personali da raggiungere ma non deve che appartiene comunque ad una dimensione lavorativa più ampia.

Se è vero che lo Smart Working prevede che ogni lavoratore possa svolgere le sue mansioni da solo e in autonomia, non può certamente fare quello che vuole e deve costantemente confrontarsi con i colleghi, per questo le tecnologie di comunicazione istantanea (email, Skype e tutte le piattaforme cloud) giocano un ruolo chiave. Avviare lo Smart Working per la propria azienda richiede un progetto preciso e risorse da investire nelle tecnologie di comunicazione da mettere a disposizione dei dipendenti. Non basta soltanto accendere il proprio computer e vedere cosa c’è da fare, il datore di lavoro deve definire, anche più precisamente ruoli rispetto a quando si trova in ufficio, le mansioni dei propri dipendenti dando ogni giorno indicazioni precise su cosa fare e chi deve occuparsene.

Gli strumenti e cosa serve per passare allo Smart Working

Come abbiamo già detto per improntare una strategia di Smart Working ci vuole tempo. Tuttavia, in questa particolare situazione di lockdown moltissime aziende hanno dovuto convenirtisi a questa modalità lavorativa in poco tempo e attivare tutte le misure necessarie per permettere ai propri dipendenti di continuare a lavorare. Vediamo cosa serve ad un’azienda per iniziare lo Smart Working:

1. Una piattaforma di comunicazione sincrona o istantanea, che colleghi tutto il personale in modo che possa confrontarsi efficacemente sul lavoro da svolgere come Slack, Microsoft Teams, Hangout, Skype. È necessario che ogni dipendete abbia il suo contatto aziendale e che utilizzi quelle piattaforme e quel contatto solo per questioni lavorative.

2. Una applicazione, da utilizzare sempre tramite l’account aziendale, che permetta di effettuare videoconferenze. Una tra le più utilizzate in questo periodo è Zoom.

3. Uno strumento che consenta l’archiviazione dei documenti con una tecnologia cloud, cioè che grazie alla rete possano essere condivisi con tutti istantaneamente. Dropbox e Google Drive sono i migliori.

4. Prevedere un budget per dotare delle tecnologie adattate e necessarie (connessione internet, computer, webcam, ecc.) i dipendenti che dichiarano di non possederle.

5. Una lista sempre aggiornata di mansioni da svolgere ordinate in base all’urgenza. È importante che ogni mansione venga associata ad un solo dipendente in modo da non trovarsi con due persone che svolgono lo stesso lavoro inutilmente. Progettare un buon piano editoriale è fondamentale nel caso in cui si lavori nell’ambito della comunicazione web o dei social.

Molti manager credono che la produttività dei lavoratori diminuisca da remoto e, prima che fosse necessario, hanno sempre preferito non adottare lo Smart Working. Crediamo che questo periodo di difficoltà farà cambiare questa concezione e permetterà a moltissime azienda di riorganizzarsi e scoprire che questa nuova modalità potrebbe addirittura migliorare ad aumentare le prestazioni lavorative del singolo.

Coronavirus e Smart working: perché è obbligatorio in Italia?

Se prima adottare la modalità di Smart Working era facoltativo, oggi a causa della epidemia da COVID-19 è diventato obbligatorio per limitare le possibilità di contagio. Mariano Corso, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, ha dichiarato: «lo Smart Working non può essere la soluzione per “bloccare” l’epidemia ma, con l’impegno di tutti, può rappresentare una misura per ridurre rischi, attenuare disagi e contenere gli enormi danni economici e sociali che questa emergenza rischia di causare. I lavoratori, e soprattutto coloro che sono già Smart Workers, devono restituire il credito di fiducia dimostrando autonomia, impegno e senso di responsabilità».

Il decreto del Presidente del Consiglio del 23 febbraio 2020 (n.6) ha stabilito la sospensione delle attività lavorative non necessarie per il mantenimento della popolazione, escludendo quelle che potevano essere svolte in modalità a distanza, cioè attraverso lo Smart Working. In poco tempo moltissime aziende si sono convertite alla modalità di lavoro prescritta dal decreto e hanno attuato gli strumenti che permettono lo svolgimento del lavoro agile. Il decreto dell’8 marzo (art.2) ha ribadito l’importanza dell’adozione dello Smart Working con queste parole: «la modalità di lavoro agile disciplinata dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81, puo’ essere applicata, per la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020, dai datori di lavoro a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni, anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti; gli obblighi di informativa di cui all’art. 22 della legge 22 maggio 2017, n. 81, sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro».

Un'indagine “Infojobs Smart Working 2020” condotta da InfoJobs, sito leader nella pubblicazione di annunci e candidature lavorative, ha mostrato che in Italia il 72% delle aziende si è convertita allo Smart Working in poco tempo. Ma il dato più interessante è che per più della metà di queste aziende (56%) era la prima volta che utilizzavano questa modalità lavorativa. Per queste aziende il Ministro per l’Innovazione tecnologica e la Digitalizzazione in collaborazione con Agid e da Digital360, hanno lanciato l’iniziativa Solidarietà Digitale, volta a supportarle con dal punto di vista giuritico, organizzativo e tecnologico, con percorsi formativi ad hoc per aiutare le persone a migliorare le modalità di lavoro a distanza.

In questo scenario non certo felice, possiamo dire che le aziende hanno fatto un passo avanti nella scoperta e nella sperimentazione di nuove soluzione e modalità lavorative più “smart” e nell’utilizzo di tecnologie che accorciano i tempi e le distanze. Anche Notiziabile.it ha adottato la modalità Smart Working, continuate a mandarci le vostre notizie e noi continueremo a distribuire i comunicati stampa ogni giorno. Contattateci, la professionalità di Notiziabile.it è al vostro servizio e sapremo come valorizzare al meglio la vostra notizia anche in questo periodo di difficoltà.